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主張刷卡管控列印的管理者認為，透過卡片個別限量使用的方式，可以有效限制使用者濫印的問題，達到節省列印費用的目的。而且刷卡管控列印也可以知道誰印了多少張數，可以計算分攤列印成本，讓各部門的行政成本攤在陽光下。但是實際上刷卡管控列印真的是這樣簡單而完美嗎??

其實這種分配與追蹤來降低使用成本的概念，與鼓吹回收紙張分類再利用列印是同一種管理上的錯誤類型。管理者看到列印出來的紙張很多背面沒用到，丟棄在廢紙箱的紙張很多，因而興起管制列印與節約紙張的概念，認為這樣做可以減少紙張浪費降低列印成本。但有沒有人去精算過，這樣做是否增加了其他成本?? 做了管制之後到底減少多少成本呢?? 一台大型影印機月印量不到一萬張都不值得去執行額外的刷卡管控，因為額外投入的管控成本根本省不回來反而還要倒貼回去!!

先不論各家刷卡管控功能多寡與報表資訊是否豐富，真正最重要的是誰來管!! 誰都不願意多攬一個容易得罪人的非責任工作在身上，而且越多管制也表示萬一機器印不出來的問題也要協助處理與排除狀況，才能釐清責任。這樣的額外工作是否會妨礙原本該進行的工作，造成工作效率的下降!! 這樣做雖然是降低列印成本卻增加了人工成本，孰輕孰重就看各家條件各自盤算盤算!!

在本公司服務的客戶之中，也不乏許多租賃前要求管控，實際租用後卻不想管控的案例。管理者認為有管控才能省錢，可以有效嚇阻不必要的列印來降低成本。但是實際採用後卻發現根本沒省多少錢，在管理者自己要列印時卻嫌操作太麻煩，不是忘了卡片就是忘了密碼，結果還要工程師偷偷想辦法幫她開後門直接列印(辦不到!!)。而且這些控管列印都需要一台伺服器搭配，做為列印管控與產生列印報表的主控電腦，這樣做等於又要增加額外的硬體成本與維護成本。

所以為了要刷卡管控列印，公司內部必須要再付出額外的硬體與人事成本。管理者可要先將算盤撥清楚，是否省小錢反而花大錢? 其實要節省成本最簡單的方式，就是採用本公司的最低價彩色1.8元起的1+n方案，從根本上就降低成本又可以減少麻煩，各單位各辦公室都可以有獨立印表機可以列印使用，列印張數全部合併計算，費用由各部門拆帳分攤。這樣做簡單快速又可以省錢有效率，不需要增加多餘的硬體與人力去做控管也可以省錢。這才是聰明管理者最好的選擇!!